KEP Nedir?

Bir iletinin e-imza ve zaman damgası kullanarak, varsa ekleri ile birlikte gönderilmesini ve ileti içeriğinin değişmediğini delil üreterek ispat eden ileti gönderim sistemidir.

KEP İletisi Hazırlama

Kullanıcı tarafından web portalındaki formların aracılığı ile veri girişi yapılabilir ya da kullanılan ERP (iş çözümleri) tarafından oluşturulan dosyalar hazırlanabilir. İçerik hazırlandıktan sonra kullanıcının ya da kurumu temsil eden yetkili kişilerin elektronik imzasıyla birlikte içerik imzalanır.

İmzalanan içerik artık değişikliklere ya da bozulmaya karşı korunaklı hale gelmiştir.  Eğer içerik, kendi mesajından bağımsız ekler de içeriyorsa, e-imza ile yapılacak imzalama işlemi bu içerik mesajına bağlı alt dosyaları da imzalayarak bütünlük sağlamaktadır.

Delil Oluşturma

Hazırlanan ve imzalanan KEP mesajları, onaylı KEP hizmet sağlayıcıları (KEPHS) tarafından alıcıya iletilir ve sonrasındaki tüm aşamalar için delil kayıtları oluşturulur. Mesajın kullanıcıya iletilmesi ve okunması gibi önemli aşamalarda zaman bilgisi kullanılarak elektronik delil bilgileri oluşturulur, KEPHS tarafından imzalanır ve saklanırlar.

Zaman Damgası

İleti imzalama işlemlerinde, iletiye ilişkin aşamalarda zaman bilgisi önemlidir. Bu nedenle KEPHS’ları kendi içlerindeki zaman bilgisinin tutarlı olması adına zaman damgaları kullanmaktadır. Bu damgaların kullanımı ile ortaya çıkabilecek olumsuzluklar önlenmiştir.

Entegrasyon

Netle Yazılım tarafından geliştirilen KEP çözümleri birçok yazılım ile bütünleşik (entegre) çalışabilmesi için DocHuman orta-katmanı (middleware) üzerine tasarlanmıştır.

KEP kapsamında iletilecek mesajlar (iletiler);

• Web portal yardımıyla, gerekli form ve tanımlama bilgileri kullanılarak hazırlanabilir,
• SAP ya da farklı ERP sistemleriyle entegrasyon modelleri kurularak mesajlar bir yerden okunabilir ya da ham veri okuma ile son güncel mesaj içeriği hazırlanabilir,
• Entegrasyon noktasında farklı zorlukların olması durumunda ise dosya / dizin tabanlı eşleme sistemleri kullanılarak iletiler / mesajlar hazırlanabilir.

Onay Sistemi

KEP sisteminde iletilecek mesajların gönderim öncesi onay süreci de modellenebilmektedir. Kuruma ya da gereksinimlere özel bu onay sistemi değişkenlik gösterebilir. Temelde, basit olarak kullanılan onay sistemlerinde, ilgili bölümün (departman) yöneticisi gönderileri ön izleme yaparak kontrol etmek ve sonrasında gönderim yapmak isteyebilir. Bu durumda Netle KEP çözümlerindeki DocHuman tabanlı onay sistemi ile farklı onay adımları etkin hale getirilebilir.

Onay sistemi gönderinin KEP çözümüne eşlenmesi, entegre edilmesi, iletilmesi ve sonrasında TÜM mesajların KEPHS ortamından indirilerek (download)yerel sistemde saklanması gibi birçok aşamada kullanılabilir.

Güvenlik

KEP içeriklerinde hassas veriler yer alabilir. Bir kuruma ilişkin özel bir içerik, maaş bordrosu ya da daha farklı düzeyde güvenlik gereksinimi olan veriler, yerel bir sistemde saklanacaksa ya da arşivlenecekse bu durumda DocHuman güvenlik alt modülü özellikleri kullanılmaktadır. DocHuman – Doküman yönetimi özelliklerinden olan veri şifreleme özellikleriyle mesaj içeriği (S-MIME) bozulmadan, yerel sistemde, sadece anahtar kullanıcıların sisteme giriş yaparak içerikleri/mesajları izleyebilmesi sağlanmaktadır. Gizli/Şifreli verilere her bir erişim ise, gerekli noktalarda log kayıtları ile sistem bilgileri güncellenerek ek denetim sağlamaktadır.

Holding, Grup Şirketleri, Sektörler veya Bölümler

Netle KEP çözümü farklı organizasyon gereksinimlerine göre tasarlanmıştır. Bir grup şirketi ya da holding bazında, tek bir kurulum ile yerel (onPremise) ya da gereksinim oldukça (cloud, onDemand) kullanılacak şekilde bulut ortamlarından kullanılabilir.

Kurum kendi için alt organizasyon birimleri (alt şirket, grup şirketi, sektör) tanımlayabilir. Bu tanımlamaların bağlantıları olarak da şirket ve şirket çalışanlarını eşleyebilir. Organizasyon tanımı, KEP çözümüne göre, temel bilgilerle eşlendikten sonra anahtar kullanıcılar bazında da yetkilendirme yapılabilir.

Personel Bazında KEP-HS Adreslerinin Tanımı

Kurum içinde ileti yapacak ya da yapılacak olan personeller için mevcut iş yazılımlarında KEPHS adres değeri girişi yardımcı KEP çözümleri içindeki ek tanımlama formları kullanılarak da yapılabilir. Alıcı ya da gönderici KEP-HS adresleri tanımlandıktan sonra, KEP çözümü olası yanlış adres işlemlerini denetleyerek uyarı verebilir.

Toplu Gönderim İşlemleri

Kurum kendi için farklı amaçlar için belirli dönemlerde toplu KEP iletimi yapabilir. Bu durumda KEP çözümü içinde yer alan dizin dinleme, onay sistemi, dosya içerik ayrıştırma (parsing) ve tablolara yazma işlemleri kullanılarak toplu gönderim sürecinde ortaya çıkan zaman maliyeti ve hatalı kayıt riskleri ortadan kaldırılmaktadır.

Bir kurum kendi çalışanlarına yüzlerce maaş bordrosu göndermek istiyorsa, maaş bordroları da farklı bir sistem ile PDF şeklinde hazırlanıyorsa, bu tür örneklere özel geliştirilmiş içerik ayrıştırma özelliği PDF içindeki gerekli verileri okuyarak, gerekli sistem tablolarını günceller ve gönderimin hatasız şekilde yapılmasını sağlar.

Anahtar Kelimeler ve Bağlantılar

Netle KEP Çözümü ve Diğer Kullanım Örnekleri

• Sözleşme uygulamaları
• Bordro, İzin ve Ücret Pusulası uygulamaları
• E-Fatura mutabakat süreci uygulamaları
• E-Mutabakat uygulamaları
• Ve diğer yasal mesaj / ileti paylaşım gereksinimleri

Elektronik İmza Kanunu

https://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2004/01/20040123.htm#1

KEPHS’lere İlişkin Sıkça Sorulan Sorular

https://www.btk.gov.tr/kephs-lere-iliskin-sikca-sorulan-sorular