e-Defter Saklama ve İkincil Kopya Saklama Çözümü

e-Defter Saklama Nedir?

19/10/2019 tarih ve 30923 sayılı Resmî Gazetede yayımlanan 1 Sıra Numaralı Elektronik Defter Genel Tebliği’nde Değişiklik Yapılmasına Dair Tebliğ (Sıra No:3)’in “4.4. e-Defter Dosyaları, Berat Dosyaları ve Muhasebe Fişlerinin Muhafaza ve İbrazı” kısmında yer alan zorunlu bir uygulamadır.

e-Defter dosyaları ile bunlara ilişkin berat dosyalarının ikincil kopyalarının Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) bilgi işlem sistemlerinde en az 10 yıl boyunca saklanmasını kapsamaktadır.

Daha fazla bilgi için güncel teknik kılavuzun yer aldığı adresi ziyaret edebilirsiniz.

http://edefter.gov.tr/dosyalar/kilavuzlar/e-Defter_Saklama_Kullanici_Kilavuzu.pdf

E-Defter Dosyalarının Mükelleflerce 10 Yıl Boyunca Saklanmasından Farkı Nedir?

e-Defter dosyaları ve bunlara ilişkin berat dosyaları oluşturulup GİB’e iletildikten ve çift imzalı dosyalar GİB’ten alındıktan sonra bu dosyaların mükellefler tarafından 10 yıl boyunca saklanması gerekmektedir. Saklanan bu kopyalar birincil kopyalardır ve mükellefler tarafından saklanır.

Ek tebliğe göre ise oluşturulan, iletilen ve mükelleflerce 10 yıl boyunca saklanan e-defter dosyaları ve berat dosyalarının GİB’e iletilmesi ve ikincil kopya olarak GİB tarafından saklanması gerekmektedir.

Hangi Dönemlere ait e-Defterler GİB’e İletilmelidir?

Ocak 2020 dönemi de dahil olmak üzere bu dönemden itibaren tüm dönemlere ait e-defter ve berat dosyaları tebliğ kapsamında GİB’e iletilmelidir.

Zorunluluk Tarihi Ne Zaman?

01.01.2021 tarihinden itibaren uygulamaya başlanacaktır. İlk üç defterin aktarım tarihi en geç 15.01.2021’dir.

İlgili defterler aşağıdaki takvime göre GİB’in sistemine iletilmelidir.

2021 yılı ve izleyen dönemler için ise;

Aylık veya 3 aylık (geçici vergi dönemleri bazında) olarak berat dosyası yükleyenler için e-Defterlerin oluşturulması, imzalanması ve bunlara ait berat dosyalarının e-Defter uygulamasına yükleme süresinin son gününü takip eden 15. günün sonuna kadardır. Bakanlıkça herhangi bir uzatma olması durumunda, uzatma süresinin bitim tarihini izleyen 15. gün aktarımın gerçekleşmesi gerekmektedir.

Çözüm Özellikleri

Netle e-defter ikincil kopya yönetim çözümü (yazılımı) ile e-defter dosyalarında GİB ortamına iletilmeden önce aşağıdaki kontroller yapılmaktadır.

• Firma bilgileri (VKN/TCKN) ile e-defter dosyalarında yer alan dosya isimleri kontrol edilmektedir.
• Dönem bilgisi kontrol edilmektedir. Tekrarlı, unutulan ya da farklı sırada ilerleyen dönem bilgileri yazılım tarafından otomatik olarak tespit edilerek kullanıcıyı uyarmaktadır.
• Dönem için parça sayısı denetimi yapılmaktadır. Bir döneme ilişkin dosya tek parçadan ya da birden fazla parçadan oluşabilir. Bu durumda yazılım otomatik olarak dönem sayısını tespit eder ve bu dönem içinde olmak zorunda olan dosyaları denetler. Eğer yevmiye, kebir, yevmiye-berat, kebir-berat, rapor (DR isimli) dosyalardan eksiklikler varsa kullanıcı ayrıntılı hata mesajlarıyla bilgilendirilir.
• Bazı firmaların e-defter çözümlerinde “rapor” dosyası eksik olabiliyor. DR tabanlı rapor dosyalarında eksiklikler varsa, bu durumda, GİB araçlarında olduğu gibi bu dosyalar eksik olarak GİB ortamına iletilir ve ikaz mesajlarıyla kullanıcılar bilgilendirilir.
• İkincil kopyalarda iletim öncesinde GİB elektronik imzaları denetlenmektedir. GİB imza geçerliliği (sertifika kurum adı, geçerlilik tarihi, imza değeri, vb) denetimler yapılmaktadır.
• Son aşamada, iletim öncesinde, berat dosyalarındaki GİB imzaları ile, yevmiye/kebir dosyalarındaki CheckSum (özet ifade değeri) aynı olmalıdır.

Bu ön denetim adımları ile olası e-defter hatalarındaki riskler ortadan kaldırılmaktadır ve gerekli noktalarda kullanıcılar portal mesajlarıyla bilgilendirilmektedir.

Neden Netle e-Defter Saklama Çözümüne Gereksinim Var?

• İkincil kopyaların GİB’in uygulamasına yüklenmesinde manuel olarak izlenmesi gereken adımlar ortadan kalkmaktadır. Tüm iletimler otomatik yapılmaktadır.
• GİB’e aktarımda alınacak durum ve hata kodlarında olası aksiyonlar Netle tarafından alınmaktadır. Mükelleflerin herhangi bir takipte ya da müdahalede bulunmasına gerek yoktur.
• E-Defter ve berat dosyalarının ikincil kopyalarının GİB’e iletiminin yanı sıra, mükelleflerce 10 yıl boyunca saklanması gereken birincil kopyaların da saklama hizmeti çözüm dahilinde verilmektedir.
• Doğrudan bağlantı yöntemi ile Netle e-Defter çözümü kullanan mükelleflerin e-defter dosyalarının ikincil kopyalarının GİB’e aktarımı, hiçbir işlem yapılmasına gerek olmadan, otomatik gerçekleşir. Birincil kopyaları ise Özel Entegratör ortamına otomatik aktarılarak 10 yıl boyunca saklanır.
• Özel Entegratör e-defter çözümünü kullanan mükelleflerin hiçbir işlem yapmasına gerek olmadan tüm ikincil kopyaları GİB’e aktarılır ve birincil dosyalar Özel Entegratör ortamında 10 yıl boyunca saklanır.
• GİB tarafından onaylanan, “Netle e-Defter” yazılımı dışında bir e-Defter çözümü kullanan mükellefler ise e-defter dosya ve berat dosyalarını Özel Entegratör ortamına tek bir işlem ile yükleyebilirler. Yükleme sonrasında ikincil kopyalar Özel Entegratör’de saklanır ve başka bir işlem yapmaya gerek olmadan da bu kopyalar GİB’e iletilir. GİB tarafından geliştirilen istemci uygulamasına gerek olmadan, durum kodları ve GİB güncelleme kodları Netle e-Defter portalından takip edilebilir.
• Bilgi teknolojileri yurt-dışında olan firmalar için VPN, Güvenlik, Port açma, Java güncel sürümü, servis kurma, ağ güvenlik yapılandırma (firewall) işlemlerine gerek olmadan, güvenli ve etkin şekilde yasal gereksinimleri kontrol altında yönetebilir.

Netle e-Defter Çözümü

İkincil kopyalama çözümlerine ek olarak, Netle e-Defter hakkında daha ayrıntılı bilgi almak için http://www.netle.com.tr/e-defter?ref=ikincilKopyalama  adresini ziyaret edebilirsiniz.